Berufsgruppe:
Büro / Handel / Finanzen
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Prozessmanager*in

Andere Bezeichnung(en):
Process Analyst (m./w./d.)

Berufsbeschreibung

In großen Unternehmen und Organisationen wirken viele komplexe Abläufe und Prozessen zusammen. Deren Effizienz wirkt sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg aus. Prozessmanager*innen erfassen, analysieren und beschreiben betriebliche Prozesse und erkennen Verbesserungspotenziale. Sie identifizieren Fehlabläufe und Schwachstellen und wenden standardisierte Methoden und Instrumente zur Prozessoptimierung an.

Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Prozessinnovation: das ist die Entwicklung und Einführung von neuen Prozessen und Strukturen zur Steigerung von Effektivität und Effizienz von innerbetrieblichen Abläufen und Produktionsprozessen. Dabei arbeiten sie eng mit Innovationsmanager*innen und Innovationstechniker*innen zusammen.

Prozessmanager*innen arbeiten im Team mit Vorgesetzten und verschiedenen kaufmännischen und technischen Fachkräften und kommunizieren mit Mitarbeiter*innen der betrieblichen Abteilungen und mit der Unternehmensführung.

In Unternehmen und Organisationen existieren meist eine Vielzahl komplexer Abläufe und Prozesse, deren Effizienz, Effektivität und Konformität sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken. Prozessmanager*innen analysieren diese Prozesse und sind in der Lage, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Sie identifizieren sowohl Fehlverläufe als auch Schwachstellen und wenden bestehende Methoden und Instrumente zur Prozessoptimierung an. Darüber hinaus entwickeln sie eigene Konzepte zur Prozessoptimierung.

Dazu kennen und verstehen Prozessmanager*innen die Prozesse, für die sie verantwortlich sind. Sie entwickeln geeignete Kennzahlensysteme (z. B. Balanced  Scorecard), dokumentieren den Ist-Zustand und stellen Kosten-Nutzen-Analysen an. Damit sind sie in der Lage, Ziele (z. B. Umsatz, Gewinn, Kundenzufriedenheit) zu formulieren und können feststellen, ob diese auch erreicht werden. Bemerken sie dabei Schwachstellen, erarbeiten sie gemeinsam mit der Unternehmensführung und/oder den betroffenen Mitarbeiter*innen Verbesserungskonzepte. Tests (wie z. B. Prozesssimulationen) dienen als Entscheidungshilfe für die Prozessmanager*innen.

Im weiteren Verlauf tragen die Prozessmanager*innen auch die Verantwortung dafür, dass die definierten und kommunizierten Prozesse und Standards eingeführt und eingehalten werden. Daher begleiten und überwachen sie die Umsetzung der Veränderungen. Außerdem motivieren sie die involvierten Mitarbeiter*innen und setzen geeignete Maßnahmen, damit die Mitarbeiter*innen die Veränderungen mittragen. Daraus gewinnen sie wieder neue Erkenntnisse, die sie in die weitere Planung und Optimierung einfließen lassen.

Prozessmanager*innen arbeiten mit Computern, Laptops und Tablets, die mit spezieller betrieblicher  Software ausgestattet sind. Sie hantieren mit Kopiergeräten, Scannern und Druckern. Bei Präsentationen verwenden sie Präsentationssoftware, Beamer, Bildschirme, Smartboards und Flipcharts und kommunizieren über Telefone, Mobiltelefone, E-Mail, Video- und Internettelefonie, Onlinemeeting-Tools usw. Darüber hinaus verwenden sie wirtschaftliche Berichte und Studien, Kennzahlen, Ablaufdiagramme und Memos und andere betriebliche Unterlagen.

Prozessmanager*innen arbeiten in verschiedenen betrieblichen Abteilungen (z. B. Entwicklung, Beschaffung, Vertrieb, Produktion, IT). Sie arbeiten in modern ausgestatteten Büros, aber auch direkt in den in die Prozesse involvierten Abteilungen. Sind sie für eine Unternehmensberatung oder selbstständig tätig, arbeiten sie meist direkt bei ihren Kundinnen und Kunden. Dabei haben sie Kontakt zu ihren Berufskolleg*innen, Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen (siehe z. B. Controller*in, Logistiker*in, Vertriebswirt*in) sowie zur Unternehmensführung (siehe z. B. Manager*in, Abteilungsleiter*in, Geschäftsführer*in).

Prozessmanager*innen arbeiten häufig zeitlich relativ flexibel auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten, besonders wenn sich Projekte in einer heißen Phase der Entwicklung befinden oder Probleme auftreten.

  • betriebliche Prozesse erfassen und analysieren
  • Prozessziele planen und festlegen
  • betriebliche Fehlabläufe und Schwachstellen identifizieren
  • Kennzahlen, Messgrößen, Messsysteme einführen (z. B. Balanced  Scorecard)
  • Prozess-Benchmarking durchführen
  • Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln und umsetzen
  • neu eingeführte Prozesse und Abläufe dokumentieren und  evaluieren
  • Mitarbeiter*innen informieren, schulen, einweisen
  • Berichte und Reportings erstellen und mit Unternehmensleitung besprechen
  • Industrie-, Gewerbe- und Dienstleistungsbetriebe aller Branchen
  • öffentliche Institutionen und Organisationen
  • Unternehmensberatungen

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