Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Hotelkaufleute arbeiten an der  Rezeption, im Backoffice und sonstigen Räumen (z. B. Gebäckdepots, Schließfachdepots) von Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen, Wellness-Resorts oder auch Kuranstalten. Sie nehmen Anfragen sowohl telefonisch, per E-Mail, über die eigene Webseite als auch über Buchungsportale und Reisebüros entgegen, erstellen Angebote und wickeln die Reservierungen ab. Sie empfangen bzw. verabschieden die Gäste, und Besucher*innen, informieren die Gäste über die verschiedenen Angebote im Hotel (z. B. Sauna, Solarium, Barbetrieb, Restaurants) und über die Öffnungszeiten dieser Einrichtungen sowie über Frühstücks- und Essenszeiten. Sie vergeben die Zimmer und Zimmerschlüssel bzw. -karten und veranlassen gegebenenfalls, dass das Gebäck auf die Zimmer gebracht wird.

Hotelkaufleute betreuen die Gäste während des gesamten Aufenthaltes, stehen ihnen für organisatorische Fragen und Informationen zu den Angeboten des Hotels, aber auch zu den touristischen Möglichkeiten am Aufenthaltsort zur Verfügung. Sie informieren über Angebote, Veranstaltungen und Sehenswürdigkeiten und reservieren Restaurantplätze, Theater- und Konzerttickets. Sie verkaufen Ansichtskarten, leiten die Post weiter, bestellen Taxis und informieren über öffentliche Verkehrsmittel oder Ausflugsmöglichkeiten und Sehenswürdigkeiten. Erforderlichenfalls organisieren sie z. B. auch medizinische Betreuung.
Im Falle von Beschwerden und Beanstandungen nehmen sie die Reklamationen entgegen und suchen gemeinsam mit dem Gast nach einer zufriedenstellenden Lösung. Sie veranlassen z. B. Reparaturen oder Reinigungen im Zimmer, organisieren fehlende Ausstattung und Verbrauchsmaterialien und führen mitunter Zimmerumbuchungen durch.

Bei der Abreise der Gäste führen sie die Abrechnung durch. Sie überprüfen, ob alle Konsumationen (Hotelbar, Minibar, Restaurant etc.) richtig erfasst sind, berechnen die Endsumme und kassieren die Beträge entweder bar oder mittels Kredit- oder Bankomatkarten, stellen die Rechnungen aus und geben erforderlichenfalls Ausfahrtstickets für Tiefgaragen aus. Immer öfter weisen sie Gäste auch auf die Möglichkeit hin, ihren Aufenthalt auf Onlineplattformen zu bewerten und zu kommentieren.
Im Backoffice erledigen sie organisatorische und kaufmännische Arbeiten. Sie führen den Schriftverkehr mit Gästen, Behörden, Geschäftspartner*innen (z. B. Reiseveranstalter, Tourismusverbänden) und mit Lieferanten und koordinieren die Zimmerbelegungspläne. Sie arbeiten bei der Buchhaltung und in der Kalkulation mit, unterstützen bei der Erstellung von Dienstplänen und entwickeln gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen und der Geschäftsführung Werbemaßnahmen. Dabei erstellen sie z. B. Angebotspackages für bestimmte Anlässe, organisieren Veranstaltungen im Hotel und betreuen die Social Media Auftritte des Hotels.

Hotelkaufleute arbeiten an modernen Computerarbeitsplätzen und benützen Telefonanlagen, Mobiltelefone, Drucker, Fax- und Kopiergeräte, mit Kredit- und Bankomatkartenlesegeräten und führen Kassen. Sie kennen sich mit Buchungs- und Reservierungsprogrammen aus, nutzen Online-Buchungsportale und beobachten Bewertungsportale im Internet. Im Empfangsbereich verwenden sie Gästekarteien und -datenbanken, geben Zimmerschlüssel aus, die sie im Falle von Zimmerkarten zuerst freischalten.

In der Information ihrer Gäste verwenden sie Stadtpläne und Prospekte. Sie führen Meldeformulare, betreuen die Hotelsafes, hantieren mit Reisedokumenten und mitunter mit dem Gebäck der Gäste, das sie an An- und Abreisetagen in verschließbaren Depots lagern.
Außerdem führen sie unter anderem Dienstpläne, Bestands- und Bestelllisten.

Hotelkaufleute sind vor allem an der  Rezeption und in Büros, mitunter aber auch in allen anderen Räumlichkeiten von Hotels,  Wellness Resorts, Kuranstalten und dergleichen tätig. Sie arbeiten je nach Betriebsgröße mit verschiedenen Fach- und Hilfskräften der Hotellerie, Gastronomie und der Tourismus- und Freizeitwirtschaft zusammen: siehe z. B. Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), Hotelsekretär*in, Hotelportier*in, Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau oder Zimmermädchen / Roomboy, aber auch Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), Reiseleiter*in oder Tourismusmanager*in.

Bei ihren Arbeiten stehen sie in unmittelbarem Kontakt mit ihren Gästen.
Sie arbeiten immer wieder auch im Nachtdienst und an Wochenenden und beraten und informieren ihre Gäste regelmäßig auch in Fremdsprachen.

• Gäste empfangen, beraten, verabschieden
• Zimmerbelegung planen, Reservierungen und Stornierungen annehmen
• Zimmer vermieten und Zusatzleistungen anbieten
• Reklamationen (Beschwerden) kundenorientiert bearbeiten
• Gäste in einer Fremdsprache beraten und betreuen
• mit dem betrieblichen Abrechnungssystem arbeiten, Rechnungen ausstellen, Zahlungen bar und unbar (Kredit-, Bankomatkarten) abwickeln, bei der Kassaführung mitarbeiten
• Statistiken, Reports und Berichte z. B. zu Nächtigungen erstellen
• im  E-Commerce mit Reservierungssystemen, Reiseplattformen, Bewertungsplattformen, Concierge Informationssystemen arbeiten
• bei betrieblichen Marketingaktivitäten mitarbeiten und in der Entwicklung und Kalkulation betrieblicher Leistungen insb. Packageentwicklung mitwirken
• Bestellungen und Reklamationen bei Lieferanten durchführen

• Hotels
• Ferien- und Freizeitzentren,  Wellness Resorts und Clubs
• Kuranstalten

Der Beruf Hotelkaufmann / Hotelkauffrau ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Betriebsleitung
• Veranstaltungsorganisation und Eventmanagement
• Serviceleistungen für spezifische Zielgruppen
• Tourismusmarketing und -management

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Concierge Service Provider (m./w./d.)
• Concierge (m./w./d.)
• Rezeptionist*in (Hotel)
• Kongress- und Konferenzmanager*in
• Eventmanager*in
• Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau
• Tourismusmanager*in
• Catering-Spezialist*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 E-Business,  E-Commerce,  Rezeption,  Wellness