Berufsgruppe:
Recht / Sicherheit / Verwaltung
Arbeitsfeld: Immer gefragt: Öffentlicher Dienst und Verwaltung

Amtsgehilfe / Amtsgehilfin

Andere Bezeichnung(en):
Amtshilfe (m./w./d.), Kanzleibedienster/Kanzleibedienstete, Amtswart*in

Berufsbeschreibung

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen unterstützen in Ämtern, Ministerien oder Gemeindeverwaltungen den Büro- und Verwaltungsbetrieb. Sie erledigen Botengänge, machen Aussendungen fertig, holen Akten aus dem  Archiv und dergleichen mehr. Weiters geben sie Daten in Computer ein oder bedienen Kopier- und Faxgeräte. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleginnen und Kollegen, den Sachbearbeiter*innen ihrer Abteilung sowie zu ihren Vorgesetzten.

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen - auch Kanzleibediensteter/Kanzleibedienstete, Amtshilfe (m./w./d.) oder Amtswart*in genannt - verrichten Botengänge, befördern die Post und machen Aussendungen versandfertig. Sie besorgen Akten aus den Archiven, führen EDV-gestützte Datenbanken und Karteien, verwalten Büroartikel, vervielfältigen Dokumente und führen darüber Listen.

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen erledigen kleinere Wartungsarbeiten. Sie bereiten amtliche Aussendungen für den Versand vor und bringen sie zur Post. Sie holen Akten für die einzelnen Abteilungen aus dem  Archiv und führen über die Akten eine nach Alphabet, Geschäftszahl und Geschäftsjahr geordnete Kartei.

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen in kleineren Gemeinden sind je nach Bedarf der Gemeindeverwaltung auch noch mit verschiedenen anderen Aufgaben betraut. Sie geben Auskünfte bei telefonischen Anfragen oder holen bei den jeweiligen Sachbearbeiter*innen die benötigten Informationen über die betreffenden Angelegenheiten ein.

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen arbeiten mit Akten, EDV-gestützten Karteien, Datenbanken und Statistiken, mit Postsendungen, Formularen, Schriftstücken und Bürogegenständen. Sie bedienen PCs, Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone), Internet und Büromaschinen wie z. B. Drucker,  Scanner, Kopierer, Fax-Geräte und Frankiermaschinen.

Amtsgehilfen/Amtsgehilfinnen arbeiten in Amtsräumen und Archiven und erledigen Botengänge zur Post und direkt zu Empfänger*innen. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleg*innen sowie zu ihren Vorgesetzten und zu Sachbearbeitern/Sachbearbeiterinnen (siehe z. B. Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), Sachbearbeiter*in, Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin) der jeweiligen Abteilungen und informieren Kundinnen/Kunden oder Parteien oder melden diese an.

  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Statistiken, Karteien und Dateien anlegen und führen
  • nach Diktat schreiben
  • Standardbriefe schreiben
  • fachspezifische Softwareprogramme der elektronischen Datenverarbeitung anwenden: z. B. Textbausteine und Adressdateien erstellen und warten
  • Termine koordinieren und überwachen
  • Besprechungen vor- und nachbereiten
  • Kundinnen/Kunden oder Parteien anmelden, informieren und betreuen
  • Verwaltungsbehörden wie Bundesministerien und nachgeordnete Dienststellen wie Bundesinstitute und Bundesanstalten
  • Finanzbehörden wie Finanzlandesdirektionen, Finanzämter
  • Gerichte
  • Magistrate und Gemeindeämter

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration,  E-Government,  Kanzlei