Hotelkaufleute sorgen für die Koordination und das reibungslose Zusammenspiel aller Abteilungen eines Hotel- oder Restaurantbetriebes. Sie sind mit gastgewerblichen, verwaltungstechnischen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben betraut. Je nach Größe und Art des Betriebes und je nach Aufgabenbereich arbeiten sie eng mit Kund*innen, Reisebüros, Behörden oder Zulieferbetrieben zusammen.
Hotelkaufleute arbeiten in den unterschiedlichsten Abteilungen (z. B. Verwaltungs- oder Wirtschaftsabteilung) eines Hotels oder gastgewerblichen Betriebes: Sie sind sowohl in verwaltungstechnischen Abteilungen, wie Buchhaltung, Empfang und Reservierung, Einkauf, Verkauf, Personalbüro als auch in Küchen und Gasträumen von Restaurants tätig. Im kaufmännischen Bereich ermitteln und berechnen sie Preise (z. B. Nächtigungspreise, Menüpreise) und bearbeiten Zahlungsvorgänge und Überweisungen. Sie führen Lohn- und Gehaltsverrechnungen durch und erstellen Personalbudgets und Dienstpläne.
Im Bereich Sekretariat und Empfang wickeln sie die mündliche und schriftliche Korrespondenz mit Gästen und Lieferant*innen ab und erledigen die Post. Sie führen Telefonate und schreiben E-Mails, nehmen Reservierungen entgegen und koordinieren Zimmerbelegungspläne. Bei der Gästebetreuung nehmen sie Wünsche und Beschwerden der Gäste entgegen, geben Informationsmaterial und Prospekte aus und organisieren den Besuch von Events und Abendveranstaltungen.
In der Öffentlichkeitsarbeit und im Marketing erstellen sie Marktanalysen, beobachten die Konkurrenz sowie die allgemeine wirtschaftliche Entwicklung und touristische Trends. Immer wichtiger wird es für Hotelkaufleute auch Bewertungsportale und die Beurteilung durch Gäste im Internet zu beobachten und sich dort einzubringen.
In den Abteilungen Einkauf, Magazin, Küche, Keller und Restaurant übernehmen sie ebenfalls Koordinations- und Kontrollaufgaben; sie ermitteln den Material- und Warenbedarf, führen Bestellungen durch und überwachen die Lieferung und sachgemäße Einlagerung von Waren, Lebensmitteln und Getränken.
