Facility-Manager*in

Facility-Manager*innen arbeiten im Bereich des Gebäude-Managements und der Immobilienverwaltung. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Planung, Koordination und Überwachung aller Dienstleistungen, die mit dem Betrieb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes anfallen: technisches Management (Anlagenbetrieb, Wartung und Reparatur), kaufmännisches Management (Gebäudebuchhaltung, Kostenrechnung,  Controlling) sowie Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste.

Facility-Manager*innen halten den Überblick über alle Abläufe in einem Gebäude oder Gebäudekomplex (z. B. Betriebsgebäude, Produktionsanlagen, Mietshäuser) und sorgen für die optimale Koordination verschiedener Tätigkeiten und Aufgabenbereiche. Dabei erstellen sie Zeit- und Kostenpläne, koordinieren die Arbeiten von Handwerker*innen (z. B. von Servicetechniker*innen, Glaser*innen, Installateur*innen) und sorgen dafür, dass alle Maßnahmen zum geplanten Zeitpunkt durchgeführt und fertiggestellt werden. Weiters wirken sie bei der Planung und Durchführung von Umbau- und Renovierungsarbeiten mit.
Diese Arbeiten werden heute zunehmend mittels  BIM - Building Information Modeling, einer  Software für Gebäudedaten-Modellierung, zentral koordiniert und gesteuert. Alle am Betrieb eines Gebäudes beteiligten Stellen (neben Facility Manager*innen auch z. B. Architekt*innen, Gebäudetechniker*innen, Elektrotechniker*innen usw.) können gemeinsam auf das digitale Gebäudemodell zugreifen und daran arbeiten.

Im kaufmännischen und verwaltungstechnischen Bereich führen sie Betriebsbücher, Dokumente und Protokolle. Sie führen Abrechnungen und Kostenrechnungen durch, verrechnen Mieten und führen Telefon- und Schriftverkehr mit Versicherungen, Baufirmen oder Handwerksbetrieben. Außerdem organisieren sie Gebäudereinigungs- und Sicherheitsdienste. Im Außendienst nehmen sie Termine mit Kundinnen und Kunden wahr, besichtigen Baustellen oder führen Begehungen zur Bewertung von Gebäuden und Anlagen durch. In der beruflichen Praxis sind Facility Manager*innen zumeist auf technisches, kaufmännisches oder infrastrukturelles Gebäudemanagement spezialisiert.

Facility-Manager*innen lesen und verwenden Betriebsbücher, Arbeitsjournale und Wartungsprotokolle sowie Baupläne und Unterlagen zur technischen Ausstattung (Gebäudetechnikpläne). Sie arbeiten mit Computer, Laptops und betrieblichen Softwareprogrammen (Verwaltungssoftware, Abrechnungssoftware, Officeprogramme,  BIM), mit Bürogeräten wie Drucker,  Scanner und Kopierer und verwenden für die Kommunikation Telefonen, Mobiltelefonen, E-Mail und Tools für Onlinemeetings.

Facility-Manager*innen arbeiten vorwiegend in Büros sowie in den Räumlichkeiten und Freiflächen der Gebäudeanlagen, die sie managen. Sie haben Kontakt zu Eigentümer*innen und Mieter*innen der Gebäude, zu Immobilienmakler*innen, zu Architekt*innen, Gebäudetechniker*innen und Handwerker*innen sowie zu Mitarbeiter*innen von Baubehörden und Bauunternehmen.

Facility-Manager*innen arbeiten zu den üblichen Bürozeiten, müssen oft darüber hinaus aber erreichbar sein, wenn beispielsweise Probleme in einem Gebäude oder Gebäudekomplex auftreten.

• technisches Gebäudemanagement durchführen: Anlagenbetrieb überwachen, Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie Umbau- und Restaurierungsarbeiten planen, organisieren und koordinieren
• infrastrukturelles Management durchführen: Gebäudereinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Entsorgungsdienste etc. einteilen
• Fachkräfte im Bereich der Haustechnik einteilen, z. B. für Service- und Reparaturarbeiten oder zur Behebung von Mängeln und Bauschäden
• kaufmännische und verwaltungstechnische Aufgaben durchführen: Betriebsbücher, Dokumente und Protokolle führen, Mieten verrechnen, Kostenrechnungen erstellen
• Zahlungsverkehr sowie Telefon- und Schriftverkehr mit Kundinnen und Kunden, Handwerks- und Servicebetrieben, mit Versicherungen und Behörden durchführen
• Aussiedelungen und Umzüge bei Auflassung oder Abriss der Gebäude und Anlagen planen und organisieren

• Immobilienunternehmen
• Hausverwaltungsunternehmen
• Gebäudereinigungsunternehmen
• Unternehmen im Bereich der Gebäude- und Haustechnik
• Bauunternehmen, Wohnbaugesellschaften
• Betriebe aller Wirtschaftsbereiche mit größeren Gebäudeflächen
• öffentliche Institutionen mit großen Gebäudeflächen

Der Beruf Facility-Manager*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• betriebliche Abteilungen,  Immobilien und Bereiche wie z. B.:
  -  Facility Management für Industrie- / Büro- / Wohngebäude
• Gebäudetechnik
• Betriebswirtschaft, Kostenrechnung, Controlling
• Material- und Lagerwirtschaft

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Gebäudetechniker*in ( Smart Building)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 BIM,  BQA,  CAFM,  Energieausweis,  Energiemanagement,  Facility Management,  Immobilien,  Niedrigenergiehäuser,  Qualitätsmanagement,  Sachversicherung