Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Bürokaufleute erledigen den Schriftverkehr (z. B. Aussendungen, Serienbriefe, E-Mails) und sorgen dafür, dass die wichtigsten Zahlen und Fakten immer griffbereit sind: Dazu bereiten sie Daten auf und erstellen Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben. Sie führen die Kassa und veranlassen Überweisungen. Außerdem führen sie Personalaufzeichnungen über Löhne und Gehälter, Überstunden, Urlaubsansprüche und Krankenstände. Sie erstellen Protokolle von Meetings und Treffen, führen Telefonate, koordinieren Termine und wirken bei der Planung und Organisation von Geschäftstreffen und Dienstreisen mit.
Bei all diesen Tätigkeiten ist es wichtig, auch in Stresssituationen Überblick und Ordnung zu bewahren.

Durch die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung (Computer,  Netzwerke, Datenbanken) werden heute viele betriebliche Routinearbeiten (z. B. Erstellen von Serienbriefen, Führen von Karteien, Berechnen von Löhnen und Gehältern) teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt. Fundierte Computerkenntnisse sind daher für Bürokaufleute besonders wichtig. In den Aufgaben- und Tätigkeitsbereich der Bürokaufleute fließen vermehrt aktuelle betriebswirtschaftliche und technische Themen ein. So nehmen Kundenorientierung (Customer-Relationship-Marketing), Qualitäts-Management, Teamarbeit und Projekt Management, sowie die Nutzung von modernen Informations- und Kommunikationsmittel ständig zu.

Bürokaufleute sind in vielen Unternehmen die zentralen Anlaufstellen für Teams und Management. Sie beherrschen meist eine Fremdsprache (in der Regel Englisch), um auch im internationalen Geschäftsverkehr mündlich und schriftlich kommunizieren zu können.

Bürokaufleute arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen, sie arbeiten mit Computer, Internet und verschiedenen Software-Programmen, verwenden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Video- und Internettelefonie und bedienen die verschiedenen Bürogeräte wie  Scanner, Kopiermaschinen, Drucker, Frankiermaschinen sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie führen Ordner, Listen, Protokolle, digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial.

Bürokaufleute arbeiten zusammen mit Mitarbeiter*innen aus den verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Betriebes. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team. Außerdem haben sie - je nach Betrieb, in dem sie beschäftigt sind - Kontakt zu Kundinnen/Kunden und Lieferanten, Behörden und Geschäftspartnern.

Bürokaufleute arbeiten hauptsächlich während der betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

• an Computern arbeiten, betriebliche Bürosoftware anwenden
• Schrift-, E-Mail-Verkehr und Telefonate führen
• Termine einteilen und koordinieren
• Meetings, Tagungen, Dienstreisen organisieren und koordinieren
• Daten für Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln, Zahlungen und Überweisungen veranlassen
• Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
• bei der jährlichen  Inventur mitwirken
• Zahlungseingänge überwachen und gegebenenfalls Mahnbriefe aussenden
• Telefonanlagen, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte bedienen
• Kundinnen und Kunden informieren und betreuen
• Ordner, Formulare, Listen, Betriebsbücher, Journale und Datenbanken führen

• Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
• Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen etc.
• Öffentliche  Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden), Institutionen und Organisationen

Der Lehrberuf Bürokaufmann / Bürokauffrau ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Büromanagement, Büro-Organisation
• Verwaltung,  Administration, Dokumentation
• Planung, Organisation, Koordination
• Management-Assistenz

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Managementassistent*in
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

• Office Manager*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration,  Betriebliches Rechnungswesen,  Bonität,  Briefing,  Budget,  Business-to-Business,  Business-to-Employee,  Cash Management,  Doppelte Buchhaltung,  E-Business,  Einnahmen-Ausgaben-Rechnung,  ökonomisch,  Peripherie,  Protokoll