Managementassistent*in

Managementassistent*innen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungs-, Organisations- und Entscheidungsprozessen. Sie assistieren bei der Zeit- und Terminplanung sowie bei der Personalbeschaffung und Personalführung. Sie führen den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr durch und führen Sitzungsprotokolle und Gesprächsnotizen, welche sie für ihre Vorgesetzten aufbereiten.

Sie verfolgen Markt- und Wirtschaftsanalysen, beobachten Konjunkturdaten und verfassen dazu selbstständig kurze Berichte, welche ihren Vorgesetzten als Entscheidungsgrundlage dienen. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation vertreten sie ihre Vorgesetzten auch bei Besprechungen, auf Tagungen, Konferenzen und Dienstreisen.

Managementassistent*innen haben als "rechte Hand" der Geschäftsleitung mit vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen zu tun. Sie beschaffen z. B. aus den verschiedenen Abteilungen Informationen und Daten, die für die Vorbereitung, Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen (z. B. Produktionsplanung, Investitionsentscheidungen) benötigt werden. Dazu werten sie betriebliche Daten und Kennzahlen aus dem  Rechnungswesen und  Controlling aus. In kleineren und mittleren Unternehmen assistieren sie außerdem bei Führungsaufgaben im Personalwesen ( Human Resources Management), dass hier häufig bei der Geschäftsführung angedockt ist. In diesem Zusammenhang wirken sie z. B. bei der Personalsuche- und -aufnahme mit, treffen Vorselektionen und teilen Termine für Bewerbungsgespräche ein.

Ein wichtiger Aufgabenbereich von Managementassistent*innen betrifft die Kontaktpflege zu Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen und Lieferant*innen. Sie empfangen und betreuen Besucher*innen, führen mit ihnen Gespräche und bereiten Sitzungen und Verhandlungen vor. Managementassistent*innen arbeiten eigenständig sowie im Austausch mit dem Sekretariat und den betrieblichen Abteilungen. Vor allem arbeiten sie eng mit ihren Vorgesetzten zusammen.

Managementassistent*innen arbeiten mit Computern, Laptops und betrieblichen Officeprogammen, Präsentationssoftware, mit Datenbanken, Netzwerken und der im Unternehmen eingesetzten Planungs- und Steuerungssoftware (z. B. Enterprise Resource Planning,  ERP). Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Datenbanken über Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen und Lieferant*innen, Terminkalender usw.

Managementassistent*innen arbeiten außerdem mit Bilanzen, Geschäftsberichten, Daten und Statistiken, Präsentationsunterlagen, Infobroschüren und Musterkatalogen. Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker,  Scanner und Fax sowie Präsentationsgeräte wie z. B. Beamer, Bildschirme, Smartboards und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools.

Managementassistent*innen arbeiten vorwiegend in Büros an modern ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Häufig halten sie sich aber auch in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in Lagerräumen, Werk- und Produktionshallen und anderen betrieblichen Abteilungen auf. Im Außendienst arbeiten sie auf Messen, Tagungen und Konferenzen, begleiten ihre Vorgesetzte auf Dienstreisen oder besuchen Kundinnen/Kunden vor Ort.

Sie arbeiten eigenständig sowie mit Team mit Bürokolleg*innen und Vorgesetzten sowie im Austausch mit Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: Manager*in, Betriebswirt*in, Produktionsleiter*in, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Sekretär*in, Controller*in oder Personalentwickler*in. Darüber hinaus kommunizieren Managementassistent*innen mit Geschäftspartner*innen, Kreditinstituten und Behörden.

Managementassistent*innen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihres Unternehmens. Sie müssen aber auch mit Mehrarbeit und Überstunden rechnen, beispielsweise wenn Präsentationen oder Berichte kurzfristig fertig gestellt werden müssen.

• Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
• Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
• Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
• Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
• Dienstreisen planen und organisieren
• Besuche von Geschäftspartner*innen empfangen und betreuen, Caterings planen und arrangieren
• Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen vorbereiten
• an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
• betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
• daraus Entscheidungsgrundlagen erarbeiten und bereitstellen
• Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
• im Bereich Personalwesen mitwirken, bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
• Kontakte zu Lieferant*innen, Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
• Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten, Datenbanken führen

• Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen verschiedenster Branchen
• Betriebe im Bereich Transport und Verkehr
• Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister
• öffentliche Organisationen und Institutionen, Interessenvertretungen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz,  Cash-Flow,  Controlling,  ERP,  Human Resources Management (HRM),  Management by Exception (MbE),  Management by Objectives (MbO),  Public Relations (PR),  Qualitätsmanagement,  Workflow,  Workflow-Management