Berufsgruppe:
Büro / Handel / Finanzen
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Büroassistent*in

Berufsbeschreibung

Büroassistenten und -assistentinnen führen alle leichteren Büro-, Sekretariats- und Routinearbeiten (regelmäßig wiederkehrende Arbeiten) im Verwaltungs- und Organisationsbereich durch. Je nach Arbeitsbereich sind sie im Einkauf, in der Buchhaltung, im Versand, dem Personalbüro, der Lagerhaltung oder dem Sekretariat tätig und unterstützen dort Fachkräfte wie z. B. Bürokaufleute, Industriekaufleute, Verwaltungsassistentinnen und -assistenten, Rechtskanzleiassistentinnen und -assistenten. Sie helfen je nach konkreter Qualifikation eher bei Verwaltungsarbeiten im Büro mit, übernehmen Empfangs- und Telefondienste, Ablage und Archivierung von Daten sowie alle Hilfstätigkeiten, die im Büro anfallen können.

Dieser Beruf ist in allen Branchen vertreten, d. h. Büroassistenten und -assistentinnen arbeiten in Betrieben des Handels, der Industrie, des Handwerks oder im Dienstleistungssektor. Je nach Art und Größe des Betriebes arbeiten sie im Team mit ihren Kolleginnen und -kollegen und mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.

Büroassistenten und -assistentinnen sind die Assistent*innen von Mitarbeiter*innen im Büro. Sie arbeiten je nach Größe des Unternehmens (Klein-, Mittel- oder Großbetrieb) in einer oder in mehreren Abteilungen. Sie können im Sekretariat (Office), im Einkauf und in der Lagerhaltung, im Verkauf und der Versand-Abteilung, im Personal- und Lohnbüro, in der Buchhaltung und Kostenrechnung, in den Bereichen Finanzen,  Controlling etc. tätig sein und unterstützen dort Fachkräfte wie z. B. Bürokaufleute, Industriekaufleute, Verwaltungsassistentinnen und -assistenten, Rechtskanzleiassistentinnen und -assistenten, Versicherungskaufleute, Speditionskaufleute, Betriebslogistiker*innen, Immobilienkaufleute oder Personaldienstleister*innen.

Büroassistenten und -assistentinnen erledigen häufig einfache Routinearbeiten am Computer, wie z. B. Dateneingabe. Außerdem sind sie für Ablage-, Archivierungs- und Sortierarbeiten verantwortlich, übernehmen Empfangs- und Telefondienste und erledigen mitunter auch Botengänge. Durch die Möglichkeiten elektronischer Datenerfassung, Datenspeicherung und Datenverarbeitung können viele Routinearbeiten in den genannten Bereichen unter Anwendung von Computersystemen und Algorithmen teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt werden. Soweit diese noch nicht automatisiert sind, werden viele Aufgaben heute aber auch von höher qualifizierten Büromitarbeiter*innen mit erledigt. Durch diese Trends haben sich die Beschäftigungsmöglichkeiten für Büroassistentinnen und -assistenten deutlich verringert.

Ein Vorteil von Büroassistenten und -assistentinnen gegenüber automatisierten Anwendungen ist, dass sie relativ flexibel für unterschiedliche, einfachere Aufgaben eingesetzt werden können. Für Mitarbeiter*innen, die diese Flexibilität mitbringen und gleichzeitig bereit sind rasch und immer wieder umzulernen, wird es auch weiterhin Beschäftigungsmöglichkeiten als Büroassistenten und -assistentinnen geben.

siehe auch höher qualifizierten Berufe Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder Büroangestellter / Büroangestellte

Büroassistenten und -assistentinnen arbeiten mit Computern und betrieblichen Bürosoftware-Programmen, aber auch mit spezialisierten Anwendungen etwa in der Buchhaltung. Außerdem betreuen sie das betriebliche  Archiv-, Organisations- und Ablagesystemen. Sie bedienen Telefonanlagen,  Scanner, Kopierer und Drucker und verwenden Datenbanken, Ordner, Mappen, Listen, Journale, Betriebsbücher und diverses Büromaterial.

Büroassistenten und -assistentinnen arbeiten im Team mit den Mitarbeiter*innen des Büros (Office) und anderer betrieblicher Bereiche. Ihre Aufgaben erledigen sie meist auf Weisung von Büroangestellten oder Bürokaufleuten, siehe Büroangestellter / Büroangestellte, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf). Weiters haben sie je nach Aufgabenbereich auch Kontakt zu Kundinnen und Kunden und Lieferanten.

Die Arbeitszeiten von Büroassistenten und -assistentinnen sind in der Regel während der übliche Bürozeiten ihres Betriebes.

  • bei der Büroorganisation mithelfen
  • beim Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung mithelfen
  • Telefonate führen, Termine vereinbaren, Ablage organisieren, Informationen zusammenstellen und verteilen
  • Unterlagen, Materialien für die jeweiligen Fachkräfte vorbereiten und zusammenstellen
  • Besprechungen organisieren, vor- und nachbereiten
  • bei Buchhaltung und Kostenrechnung mithelfen
  • Botengänge erledigen
  • Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren prüfen,  Inventur zu Jahresende durchführen
  • bei Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen mithelfen
  • computergestützte Informationsverarbeitung, Dateneingabe
  • Besucher*innen empfangen, Anliegen klären und an die richtigen Stellen weiterleiten
  • Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
  • Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen etc.
  • Öffentliche  Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration