Das Rechnungswesen eines Betriebes umfasst die Bereiche Buchhaltung, Kostenrechnung, Personalverrechnung, Kalkulation und Controlling. Je nach Spezialisierung lauten die Berufsbezeichnungen z. B.
Größere Betriebe beschäftigen Buchhalter*innen für die laufende Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge und zur Vorbereitung und Überprüfung der Unternehmensbilanz sowie für die Kostenrechnung. Kleine und mittelgroße Unternehmen übergeben ihre Buchhaltung häufig selbstständigen Buchhalter*innen oder Steuerberater*innen.
Buchhalter*innen sammeln und ordnen (digitale) Belege wie Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine etc., um die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher zu stellen. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete Buchungsprogramm (z. B. SAP) übertragen. Sie bereiten digitale Formulare und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und ELDA). Sie bereiten Kennzahlen für das Controlling und die Geschäftsführung auf und führen die buchhalterische Erfassung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch. Nachdem immer häufiger Rechnungen und andere Belege digital übermittelt und erfasst werden, erfolgt auch die Kontierung und Verbuchung dieser Belege immer öfter automatisiert anhand digitaler Systeme. Buchhalter*innen haben in solchen Fällen erweitere Kontrollfunktionen, um die vollständige und korrekte Erfassung der Buchungen sicherzustellen.
Je nach der Größe eines Betriebes führen Buchhalter*innen einfache oder doppelte Buchhaltung durch: Die einfache Buchhaltung ist eine reine Einnahmen- und Ausgaben-Gegenüberstellung und wird bei Kleinunternehmen angewendet bzw. wenn die gesetzlich festgelegten Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und Anlagevermögen und Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse eines Unternehmens werden in der Gewinn- und Verlustrechnung und in der jährlichen Bilanz dargestellt.
Buchhalter*innen, die auch die Kostenrechnung übernehmen, rechnen die in der Buchhaltung erfassten Beträge auf sogenannte Kostenstellen um, teilen die Kosten in fixe (von der Produktionsmengen bzw. Auslastung unabhängige Kosten) und variable Kosten (leistungsabhängige Kosten) auf und ermitteln z. B. Stückkosten oder Zuschlagsätze für die Preiskalkulation. Die Kostenrechnung liefert der Unternehmensleitung wichtige Grundlagen zur Produktionsplanung, Preiskalkulation, Budgetierung usw.
