Berufsgruppe:
Büro / Handel / Finanzen
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

English: Security Administration Assistant (f/m/d)

Berufsbeschreibung

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung ist für die Verwaltungsaufgaben von Sicherheitsbehörden wie der Polizei zuständig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Brief- und E-Mail-Verkehrs. Sie verfassen Verfahrensanordnungen und Ladungen, bereiten Akteneinsichten vor und erstellen und bearbeiten Schriftstücken wie z. B. Bescheide, Stellungnahmen oder Einsprüche.

Assistentinnen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten aber auch im  Rechnungswesen der öffentlichen Einrichtung mit und an der Gestaltung von Newslettern, Presseaussendungen und Social-Media-Beiträgen. Bei ihren Tätigkeiten arbeiten sie im Team mit Berufskolleg*innen, Verwaltungsmitarbeiter*innen und den Exekutivbediensteten. Im  Parteienverkehr haben sie direkten Kontakt zu Kundinnen und Kunden.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung übernehmen die Verwaltungsaufgaben der Sicherheitsbehörden, speziell der Polizei. Dazu gehören unter anderem Office-Management ( Verwaltung von Terminen und Besprechungen, Schrift- und Telefonverkehr, Brief- bzw. E-Mail-Verkehr, Organisation von Dienstreisen usw.), das Verfassen von Verfahrensanordnungen und Ladungen, Vorbereitung von Akteneinsichten und die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken wie Bescheiden, Stellungnahmen und Einsprüchen.
Bei diesen Tätigkeiten ist der direkte Kundenkontakt ( Parteienverkehr) wichtig, in dem die Assistent*innen der Sicherheitsverwaltung auf Augenhöhe mit den Kundinnen und Kunden kommunizieren können müssen und genau die Regeln zur Einhaltung von  Amtsverschwiegenheit und  Auskunftspflicht befolgen.

Assistent*innen der Sicherheitsverwaltung sind auch für die Materialbeschaffung, Inventar und die Beauftragung von externen Dienstleistungen zuständig. Dabei holen sie verschiedene Angebote ein, um Leistungen zu vergleichen und Aufträge zu verteilen. Zusätzlich arbeiten sie im  Rechnungswesen der öffentlichen Einrichtung mit. Sie organisieren das Belegwesen, prüfen Belege und bereiten sie für die Verbuchung vor. Außerdem arbeiten sie im Zahlungsverkehr der Behörde mit und organisieren und verwalten Ein- und Auszahlungen.

Zu ihren Aufgaben gehört auch das Erfassen von Daten und Kennzahlen, um Statistiken erstellen zu können und teilweise die Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit. Das bedeutet z. B., dass sie  Newsletter gestalten oder Presseaussendungen und Social-Media-Beiträge vorbereiten.

Für die Ausübung des Berufs des Assistenten bzw. der Assistentin in der Sicherheitsverwaltung sind vielfältige fachliche (allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung, öffentliches  Rechnungswesen, Öffentlichkeitsarbeit, Office-Management) und fachübergreifende Kompetenzen wichtig. Kommunikationsfähigkeiten, die die kulturelle und soziale Vielfalt der Kundinnen und Kunden berücksichtigen, gehören dazu ebenso wie digitales Arbeiten, die Berücksichtigung von ökologischen Zusammenhängen und die Beachtung der Grundsätze des Qualitätsmanagements.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten in Büros mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postaussendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer,  Scanner und andere Bürogeräte und verwenden verschiedene Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone (Smartphones), E-Mail, Internet- und Videotelefonie.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten vorwiegend in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen, aber auch in Besprechungsräumen und anderen Amtsräumen, hauptsächlich in Polizeidienststellen und Polizeidirektionen. Sie arbeiten meist im Sitzen an Bildschirmarbeitsplätzen.

Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung arbeiten im Team mit Berufskolleg*innen, anderen Verwaltungsmitarbeiter*innen, Vorgesetzten und unterschiedlichen Exekutivbediensteten (siehe Exekutivbedienstete*r im Polizeidienst (Polizist*in), Kriminalbeamter / Kriminalbeamtin) usw. Sie haben direkten Kontakt zu Kundinnen und Kunden, aber auch zu Mitarbeiter*innen von Gerichten, zu Rechtsanwältinnen und -anwälten (siehe Rechtsanwalt / Rechtsanwältin), Sozialarbeiter*innen, Bewährungshelfer*innen usw.

Die Arbeitszeiten von Assistent*innen in der Sicherheitsverwaltung entsprechen in der Regel den üblichen Büroöffnungszeiten.

  • Verwaltungsarbeiten durchführen, behördliche Schriftstücke verfassen
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen und bearbeiten
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
  • Büroausstattung und Büromaterial beschaffen und organisieren
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
  • im  Rechnungswesen mitarbeiten, Belegorganisation und Belegprüfung
  • Terminen, Besprechungen und Dienstreisen planen
  • Parteienverkehr durchführen
  • Newslettern, Aussendungen usw. für die Öffentlichkeitsarbeit erstellen
  • öffentlicher Dienst in polizeilichen Einrichtungen wie Polizeidienststellen und Polizeidirektionen

Der Lehrberuf Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

  • Sicherheitsverwaltung - Fachbereiche
  • Büromanagement, Büro-Organisation
  • Aktenverwaltung,  Archiv und Dokumentation
  • PR, Pressereferat, Social Media
  • Parteienverkehr, Beratung und Information
  • Verfahrensplanung, Ladung, Terminkoordination

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Datenbank,  Social-Media-Marketing,  Statistik

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