Berufsgruppe:
Büro / Handel / Finanzen
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Virtual Assistant (m./w./d.)

Berufsbeschreibung

Virtual Assistants (m./w./d.) sind kaufmännische Fachkräfte, die als Selbstständige in einem eigenen Büro (teilweise auch von zu Hause aus) für mehrere Auftraggeber*innen Büroarbeiten übernehmen. Im Unterschied zu Büroangestellte, die in einem Unternehmen angestellt sind und für dieses vor Ort tätig sind, betreuen Virtual Assistants (m./w./d.) immer mehrere Kund*innen. Dabei übernehmen sie weitgehend dieselben Aufgaben, die innerbetrieblich Büroangestellte oder Assistenzkräfte durchführen. Dazu gehören die Abwicklung von E-Mail- und Schriftverkehr,  Verwaltung und Pflege von Datenbeständen, Terminkoordination, die Kommunikation mit Kund*innen, Lieferant*innen, Ämtern und Behörden usw.

Bedingt durch die technischen Entwicklungen (Digitalisierung) und dadurch verbesserte Möglichkeiten im Home-Office und der mobilen Arbeit ist der Beruf Virtual Assistant (m./w./d.) stark im Kommen. Unternehmen greifen zunehmend als Ergänzung zu den eigenen Bürokräften auf Virtual Assistants (m./w./d.) zurück, da diese je nach Arbeitsanfall flexibel und kostengünstig einsetzbar sind, da nur die klar vereinbarte Dienstleistung bezahlt wird.

Siehe auch die Berufe: Büroangestellter / Büroangestellte, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder Sekretär*in.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten als Selbstständige in eigenem Büro und häufig auch von zu Hause aus (Home-Office). Im Unterschied zu Bürofachkräften, die für jeweils ein Unternehmen vor Ort arbeiten, bieten Virtual Assistants (m./w./d.) kaufmännische Aufgaben und Tätigkeiten als Dienstleistung an. Sie arbeiten für unterschiedliche Kund*innen/Auftraggeber*innen, mit denen sie jeweils einen bestimmten Leistungsumfang als Auftrag vereinbaren und für diesen bezahlt werden.

Für ihre Kund*innen führen sie allgemeine kaufmännische und administrative Aufgaben durch, wie z. B. Buchhaltung, Kostenrechnung, Datenverwaltung oder Content-Management. Darüber hinaus wickeln sie den Telefon- und E-Mailschriftverkehr ab, schreiben Berichte, koordinieren Termine oder organisieren Geschäftstreffen, Tagungen und Dienstreisen. Im Prinzip können Virtual Assistants (m./w./d.) für ihre Kund*innen alle Aufgaben durchführen, die keine Präsenz vor Ort erfordern.

Virtual Assistants arbeiten eigenständig und eigenverantwortlich und stehen in engem Kontakt mit ihren Kund*innen und Auftraggeber*innen. Dabei handelt es sich in der Regel um private Unternehmen (seltener um öffentliche Institutionen).
Sie kommunizieren mit Geschäftspartner*innen, Kund*innen und Lieferant*innen, sowie mit Ämtern und Behörden. Sie leiten auch Informationen und Anweisungen von Managementpositionen an die Mitarbeiter*innen der betrieblichen Stellen weiter und bilden dabei einen wichtigen externen Kommunikationsknotenpunkt eines Unternehmens.

Virtual Assistants (m./w./d.) in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen mit Computer, Notebooks, Internet und verschiedenen Software-Programmen, Content-Management-Systeme, Kund*innenkarteien, Archive und verwenden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Video- und Internettelefonie. Sie bedienen die verschiedenen Bürogeräte wie  Scanner, Kopiermaschinen, Drucker und führen Ordner, Listen, Protokolle, digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial.

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten selbstständig in eigenen Büros oder von Heimarbeitsplätzen aus. Sie haben engen Kontakt mit ihren Kund*innen und Auftraggeber*innen und kommunizieren mit deren Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen sowie mit Ämtern und Behörden.

Als Selbstständige arbeiten Virtual Assistants (m./w./d.) grundsätzlich zeitlich flexibel. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit betrieblichen Abteilungen sollten sie aber regelmäßig während der üblichen Bürozeiten erreichbar sein. Die gleichzeitige Arbeit für unterschiedliche Auftraggeber erfordert ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit.

  • allgemeine kaufmännische Aufgaben durchführen
  • mit betrieblichen Datenbanken und Content-Management-Systemen arbeiten
  • Buchhaltung und Kostenrechnung führen
  • Ablage- und Ordnungssysteme führen
  • Telefon- und Schriftverkehr durchführen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Personalverrechnung) durchführen
  • Bestellungen durchführen
  • Kunden- und Mahnwesen: Zahlungseingänge prüfen, Mahnbriefe schreiben
  • Termine, Meetings, Geschäftstreffen und Dienstreisen einteilen und koordinieren
  • Geschäftstreffen, Tagungen, Dienstreisen etc. organisieren
  • Datenbanken führen, organisieren und aktualisieren

Virtual Assistants (m./w./d.) arbeiten ausschließlich selbstständig im Rahmen eines freien Gewerbes für unterschiedliche Auftraggeber*innen (Unternehmen und Organisationen.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebliches Rechnungswesen,  Big Data,  Bonität,  Break-Even-Point,  Cache,  Content Management System (CMS),  Customer Relationship Management,  Datenbank,  Risk-Management