Teamassistent*in

Teamassistentinnen und -assistenten unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen in ihren Aufgabengebieten und sind in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt. Sie organisieren den reibungslosen Ablauf der Abteilung und erledigen administrative und organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten.

Zu den administrativen/organisatorischen Aufgaben von Teamassistentinnen und -assistenten gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen. Sie bereiten Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, sorgen z. B. dafür, dass alle Unterlagen und Materialien in ausreichender Zahl vorhanden sind und das technische Equipment funktioniert. Sie betreuen Geschäftspartner und Teilnehmer*innen während der Meetings, führen das  Protokoll und fassen die Ergebnisse zusammen. Teamassistentinnen und -assistenten führen die interne und externe  Korrespondenz, verwalten E-Mails und leiten diese an die jeweiligen Empfänger weiter, erstellen Präsentationen und Übersichten, kümmern sich um Spesen- und Reiseabrechnungen, erledigen die monatliche Honorarverrechnung, erstellen Mahnungen, verwalten Termine, führen die laufende Ablage und kümmern sich um die allgemeine Aktenpflege.

Die inhaltlichen Tätigkeiten sind je nach Branche weit gefächert und reichen von einfachen Assistenzarbeiten bis hin zur weitgehend selbstständigen Bearbeitung von Aufgabenbereichen. Zu typischen Aufgaben zählen vorbereitende Arbeiten für das Management und die Abteilungsleitung, wie das Erstellen von Berichten und Präsentationen, das Vorbereiten von Verträgen und Schriftstücken oder das Erfassen von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantendaten). Sie unterstützen ihre Vorgesetzten im unternehmensinternen Reporting durch die Vorbereitung von Auswertungen und Analysen und Berechnung von Kennzahlen. Das eigenverantwortliche Betreuen von Mitarbeiter*innen, die Unterstützung bei der Mitarbeiterführung und Personalauswahl kann ebenso zu ihrem Tätigkeitsbereich gehören, wie die Mitarbeit bei Marketingaktivitäten oder im  Rechnungswesen und Bereichscontrolling.

Oft stellt dieser Beruf den ersten Schritt für eine langfristige Karriere in leitender Funktion in allen wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens dar.

Teamassistent*innen arbeiten mit Computern, Laptops, Tablets, Officeprogrammen, Datenbanken, Netzwerken und Planungs-, Kalkulations- und Präsentationssoftware. Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Akten, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Kund*innen-, Geschäftspartner*innen- und Lieferant*innenkarteien und Terminkalender.

Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker,  Scanner und Präsentationsmittel wie Flipcharts und Beamer sowie Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, E-Mail und Internet.

Teamassistent*innen arbeiten vorwiegend in modernen Büros an gut ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Sie halten sich aber auch häufig in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in anderen betrieblichen Abteilungen auf und nehmen an Geschäftsreisen teil.

Sie arbeiten eigenständig und gemeinsam mit ihren Vorgesetzten sowie im Austausch mit Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: Manager*in, Betriebswirt*in, Produktionsleiter*in, Sekretär*in, Büroangestellter / Büroangestellte, Controller*in oder Personalentwickler*in. Teamassistent*innen haben auch Kontakt mit verschiedenen Behörden (z. B. Finanzamt).

Teamassistent*innen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihres Unternehmens. Sie müssen aber auch mit Mehrarbeit und Überstunden rechnen, beispielsweise wenn Präsentationen oder Berichte kurzfristig fertig gestellt werden müssen.

• Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
• Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
• Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
• Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
• Dienstreisen planen und organisieren
• tägliche Geschäftskorrespondenz erledigen
• Spesen- und Reisekostenabrechnungen durchführen
• Rechnungen erstellen und prüfen
• Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen) planen, organisieren und vorbereiten
• Team bei der Projektabwicklung unterstützen
• Veranstaltungen organisieren
• Präsentationsunterlagen erstellen
• Qualitätsprüfung und Qualitätssicherung
• an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
• betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
• Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
• im Bereich Personalwesen mitwirken und bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
• Kontakte zu Lieferant*innen, Kund*innen, Geschäftspartner*innen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
• Datenbanken, Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten führen

• mittlere und große Betriebe aller Branchen: Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen
• Forschungseinrichtungen
• öffentliche Organisationen und Institutionen

Teamassistent*innen können sich auf unterschiedliche Fachbereiche innerhalb des Unternehmens spezialisieren und damit von der allgemeinen Assistenz stärker in Richtung Fachassistenz entwickeln.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz,  Cash-Flow,  Controlling,  Human Resources,  Protokoll,  Public Relations (PR),  Qualitätsmanagement