Eventmanager*in

Eventmanager*innen sind für die Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art zuständig. Dazu zählen Veranstaltungen im Kunst/Kultur-, Freizeit/Sport- und Wissenschaftsbereich, sowie Veranstaltungen von Unternehmen wie Betriebsfeiern, Jubiläen oder Produkteinführungen. Sie arbeiten bei PR- oder Veranstaltungsagenturen, bei kulturellen Institutionen wie Theaterbühnen, Konzerthäuser oder bei Messe-, Tagung- und Kongresszentren.

Ihr Aufgabenbereich ist sehr umfangreich: sie gestalten und konzipieren Programme, erstellen Arbeits- und Ablaufpläne, holen Angebote für die technische Ausstattung ein (wie Licht, Musik, Video, Bühne) und buchen Catering- und Security-Dienste. Sie kalkulieren die Kosten und achten auf die Einhaltung von Budgets. Sie führen weiters die Presse- und Werbearbeit durch und verschicken Informationen, Broschüren und Einladungen.
Eventmanager*innen informieren die  Medien über den Event und leiten Werbemaßnahmen wie die Schaltung von Werbespots und Inseraten in Zeitungen, TV oder Hörfunk ein. Darüber hinaus verhandeln sie Verträge mit Künstler*innen, Musiker*innen und Vortragenden.

In erster Linien sind Eventmanager*innen für den reibungslosen Ablauf aller Programmpunkte am Eventtag zuständig. Während der Veranstaltung überwachen und koordinieren sie den Ablauf und stehen für "Troubleshooting" bereit, d. h. sie greifen sofort aus, falls es Probleme gibt (z. B. Ausfall von Technik, nicht-eintreffendes Catering und dergleichen). Nach Ablauf einer Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das  Budget.

Eventmanager*innen arbeiten mit Computern und Laptops und betrieblichen Softwareprogrammen. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, während einer Veranstaltung eventuell auch Funkgeräte, aber auch Video- und Onlinekommunikation. Sie bedienen Drucker,  Scanner, Fax- und Kopiergeräte, führen Datenbanken und Dokumentationen und verwenden diverses Büromaterial. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos.

Eventmanager*innen arbeiten in Büroräumen, in Veranstaltungs-, Messe- und Konzerthallen, in diversen Ausstellungs-, Kongress- und Seminarräumlichkeiten und im Freien auf Veranstaltungsgeländen. Je nach Aufgabengebiet bzw. je nach Event arbeiten sie mit verschiedenen Fachkräften aus den Bereichen Tourismus, Gastronomie, Kultur,  Medien und  Marketing zusammen. Für technische Angelegenheiten stehen sie mit Veranstaltungstechniker*innen (siehe Veranstaltungstechnik (Lehrberuf)) sowie mit Lichttechniker*innen und Tontechniker*innen in Kontakt.

Da Events häufig am Abend oder an Wochenenden stattfinden, sind Eventmanager*innen auch dann im Einsatz, wenn andere Menschen frei haben und beispielsweise die Events besuchen, die von Eventmanager*innen organisiert werden. Events unterliegen oft einem straffen Zeitplan, deshalb müssen Eventmanager*innen in der Lage sein unter zeitlichem Druck zu arbeiten. Auch mit Mehrarbeit und Überstunden muss in diesem Beruf gerechnet werden. Außerdem müssen Eventmanager*innen mobil sein, da die Veranstaltung häufig an wechselnden Orten stattfinden.

• Events/Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen
• Besprechungen mit Auftraggeber*innen durchführen,  Budget- und Kostenrahmen festlegen
• Angebote und Kostenvoranschläge einholen
• Veranstaltungsorte (Locations) auswählen und buchen
• technische Ausstattung und technisches Personal organisieren
• Serviceleistungen wie Catering, Dekoration, Security buchen und organisieren
• Zeit- und Ablaufpläne erstellen
• mit Künstler*innen, Musiker*innen, Moderator*innen usw. verhandeln und Verträge schließen
• Einladungen aussenden,  Medien informieren, Werbemaßnahmen veranlassen
• den Ablauf des Events überwachen und koordinieren, für Troubleshooting bereitstehen, Probleme lösen
• Kosten und Budgets kontrollieren, Nachbesprechung durchführen
• Betriebsbücher, Dokumentationen, Datenbanken führen

• Event-, Veranstaltungs- und Werbeagenturen
• Kultur- und Sportorganisationen
• Messe- und Kongressveranstalter
• Tourismusbetriebe (Hotels, Thermen,  Wellness Resorts)
• Theater, Opern- und Konzerthäuser
• Museen und Galerien
• Marketing großer Unternehmen

Der Beruf Eventmanager*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• spezielle Veranstaltungsformen, z. B. Tagungen/Konferenzen/Kongresse, Messen, Festivals, Konzerte
• Betriebsfeiern, Firmen-Events, Produkteinführungen, Markteinführungen
• Konzeption, Planung und Gestaltung
• Ablaufplanung, Prozessplanung, Personaleinsatzplanung
• Musik, Dekoration und Catering

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Catering-Spezialist*in
• Messe- u. Ausstellungsgestalter*in
• PR-Berater*in

• Booker (m./w./d.)
• Kongress- und Konferenzmanager*in
• Partyveranstalter*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Briefing,  Fundraising,  Incentive Events,  Public Marketing,  Public Relations (PR),  Rider,  Sponsoring