Einkäufer*in

Je nach Art und Größe des Unternehmens ergeben sich für Einkäufer*innen verschiedene Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche. Während in kleinen Unternehmen oder Dienstleistungsbetrieben mit geringem Materialaufwand oft nur ein*e Einkäufer*in beschäftigt ist, betreiben große Handels- und Industriebetriebe, die mit umfangreichen Warensortimenten handeln oder Rohstoffe, Werkstoffen und Materialien verarbeiten, ganze Einkaufsabteilungen.

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen ermitteln Einkäufer*innen den betrieblichen Bedarf an Waren, Materialien, Hilfs- und Werkstoffen, Werkzeugen, Geräten, etc. Dazu führen sie digitale Lager-,  Inventur- und Bedarfslisten, in welchen die benötigten Waren, Produkte und Dienstleistungen erfasst und berechnet werden. Primäres Ziel ihrer Arbeit ist es, dass die betriebliche Versorgung zu jeder Zeit sichergestellt ist und keine Engpässe entstehen, da diese hohe Kosten und Verluste verursachen können (wie z. B. Verzögerungen oder Ausfälle in der Produktion).

Sie holen Angebote von Lieferant*innen ein, verhandeln mit diesen Liefer-, Preis- und Zahlungskonditionen und vergleichen die eingeholten Kostenvoranschläge und Angebote. Sie entscheiden eigenständig oder in Absprache mit der Abteilungs- oder Geschäftsleitung über die besten Angebote. Sie geben Bestellungen auf, vereinbaren Liefertermine und Zahlungskonditionen und wickeln den Zahlungsverkehr ab. Gegebenenfalls suchen sie ihre Lieferant*innen vor Ort auf, um die Beschaffenheit und Qualität von Waren und Rohstoffen zu prüfen.

Darüber hinaus organisieren sie den Transport der angekauften Produkte indem sie entsprechende Aufträge an Frachtunternehmen und  Speditionen vergeben. Beim Einkauf bzw. Import von Waren aus dem Ausland beachten Einkäufer*innen die entsprechenden Einfuhrgesetze und Zollbestimmungen. Sie überwachen Liefertermine, kontrollieren eingehende Lieferungen und sorgen für deren sachgerecht Lagerung.

Im Einzelhandel sind Einkäufer*innen für die Gestaltung von Sortimenten mitverantwortlich.

Einkäufer*innen arbeiten mit Computern, Laptops mit betrieblichen Softwaresystemen wie z. B. Office- und Kalkulationssoftware, digitale Lager- und Inventurlisten, Lieferant*innendatenbanken, Enterprise Resource Planning Systemen ( ERP) und dergleichen. Sie verwenden Informations- und Kommunikationssysteme wie Telefon, Internet, E-Mail, Video- und Internettelefonie sowie diverse Büromaterialien und bearbeiten Bestellformulare, Zoll- und Frachtpapiere.

Einkäufer*innen arbeiten in Büros, in Lagerräumen und Besprechungszimmern. Sie arbeiten gemeinsam mit Berufskolleg*innen und Bürokaufleuten (siehe Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)) und mit Kolleg*innen aus nahezu allen Bereichen des Unternehmens wie Lager- und Materialwirtschaft (siehe z. B. Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)), Produktion, Vertrieb, Verkauf und Finanzen. Sie haben Kontakt mit Großhändler*innen, Lieferant*innen und Mitarbeiter*innen von  Speditionen (siehe z. B. Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), Speditionslogistik (Lehrberuf), Spediteur*in) und Transportunternehmen.

Einkäufer*innen arbeiten grundsätzlich während der üblichen Bürozeiten ihres Betriebes. Zu Spitzenzeiten können auch Überstunden erforderlich sein. Zum Teil besuchen Einkäufer*innen ihre Lieferanten auch vor Ort und müssen in diesem Fall mobil sein.

• Informationen über Märkte, Zulieferbetriebe usw. beschaffen
• Angebote von Lieferant*innen einholen, Konditionen und Preise vergleichen
• Liefer- und Zahlungsbedingungen, Qualitätsunterschiede beurteilen
• den Bedarf von einzelnen betrieblichen Abteilungen erheben, Bedarfslisten erstellen
• benötigte Materialien wie Rohmaterialien, technische Geräte und Maschinen verzeichnen
• Bestellungen von Materialien, Waren und Dienstleistungen vorbereiten und durchführen
• Lieferant*innen aufsuchen und Waren hinsichtlich Qualitätsbeschreibungen beurteilen
• Zollbestimmungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen beachten und verhandeln
• Verträge abschließen, Liefertermine und Lieferbedingungen vereinbaren
• Lagerverwaltung durchführen
• Liefertermine überwachen
• anfallenden Telefon-, Schrift- und E-Mailverkehr erledigen
• Vorbereitungsarbeiten für  Rechnungswesen und Kostenrechnung durchführen
• digitale Datenbanken, Karteien, Lager- und Inventurlisten führen

• Produktions- und Dienstleistungsunternehmen aller Branchen, insb. Handelsbetriebe

Der Beruf Einkäufer*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• spezielle Sortimente (unternehmensspezifisch)
• spezielle Branchen, z. B. Einzelhandel, Großhandel, Industrie
• bestimmte Regionen, national, international (z. B. EU, Asien, USA)
• Handelsabkommen, Tarif- und Zollwesen
• Logistikmanagement, Lieferantenmanagement
• Strategischer Einkauf
• Marktanalyse

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Abteilungsleiter*in
• E-Commerce-Manager*in
• Exportkaufmann / Exportkauffrau
• Handelsvertreter*in
• Vertriebswirt*in

• Einkäufer*in (Gastgewerbe)
• Manager*in (Einkauf, Beschaffung)
• Sortimentsmanager*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 ABC-Analyse,  Business-to-Business,  Controlling,  E-Business,  Handelsmarke,  Label