Berufsgruppe:
Arbeitsfeld: Büroklammer: Verwalten, Organisieren, Managen

Botschaftssekretär*in

Berufsbeschreibung

Botschaftssekretär*innen sind in der Organisation, Abwicklung und  Verwaltung des internationalen Telefon- und Schriftverkehrs einer Botschaft tätig. Diese Aufgaben werden in mindestens einer, häufig jedoch in mehreren Fremdsprachen durchgeführt. Sie geben Auskunft, beantworten Anfragen und verbinden Telefongespräche weiter.

Für ihre Vorgesetzten ( Botschafter*innen, Diplomat*innen) koordinieren und vereinbaren sie Termine, Tagesabläufe und Dienstreisen und treffen Reisevorbereitungen wie die Buchung von Hotels, Flugtickets usw. Weiters sind sie mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen wie Vorträgen, Tagungen und Konferenzen in der Botschaft betraut.

Botschaftssekretär*innen sind für allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben in einer Botschaft zuständig. Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post, koordinieren Termine und bereiten die Dienstreisen ihrer Vorgesetzten vor. Sie führen den Telefon- und Schriftverkehr durch und schreiben Berichte und Protokolle über diplomatische Gespräche, Verhandlungen und Tagungen.

Botschaftssekretär*innen beherrschen mindestens eine, in der Regel jedoch zwei oder mehrere Fremdsprachen in Wort und Schrift. Bei ihrer Arbeit verwenden sie Wörterbücher, digitale Übersetzungshilfen und Nachschlagewerke in gedruckter oder elektronischer Form. Sie übersetzen fremdsprachige  Korrespondenz und verfassen fremdsprachige Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten. In ihren Aufgabenbereich fällt weiters die Bearbeitung fremdsprachiger Dokumente und Formulare (z. B. Bearbeitung von Visa und Einreisegenehmigungen). Sie geben in verschiedenen Sprachen Auskunft und Information.

Botschaftssekretär*innen arbeiten eng mit ihren Vorgesetzten (Botschafter*innen, Diplomat*innen) zusammen, für die sie Termine koordinieren, Gespräche protokollieren und diverse Reisevorbereitungen zu Verhandlungen oder Tagungen treffen.

Botschaftssekretär*innen arbeiten mit Computern, Notebooks, modernen Bürogeräten und betrieblichen Office-Programmen. Sie führen digitale Terminplaner, Karteien und Datenbanken, erstellen Gesprächsprotokolle, stellen Reiseunterlagen und Reisedokumente zusammen und verwenden im Schriftverkehr Wörterbücher, Handlexika, Übersetzungshilfen und dergleichen.

Botschaftssekretär*innen arbeiten in den Räumlichkeiten (Büros, Konferenz- und Besprechungszimmer) von Botschaften und Konsulaten. Sie arbeiten im Team mit anderen Mitarbeiter*innen vom Botschaften (z. B. Dolmetscher*in, Übersetzer*in) und stehen in engem Austausch und Kontakt mit ihren Vorgesetzten (siehe Botschafter*in, Diplomat*in).

Nachdem Botschaftssekretär*innen ihre Vorgesetzten zum Teil auch auf Dienstreisen begleiten, müssen sie flexibel und reisebereit sein.

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten und Büroorganisation durchführen
  • ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine koordinieren
  • Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten verfassen
  • fremdsprachige Dokumente und Formulare bearbeiten
  • fremdsprachigen Telefonat- und Schriftverkehr führen, Auskünfte erteilen, via E-Mail korrespondieren
  • Berichte und Protokolle über Dienstgespräche und Verhandlungen verfassen
  • Dienstreisen planen und organisieren, ausländische Gäste betreuen
  • Veranstaltungen an einer Botschaft (Tagungen, Vorträge, Konferenzen) betreuen
  • Botschaften und Konsulate

Der Beruf Botschaftssektretär*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

  • Büromanagement, Büro-Organisation
  • Veranstaltungsorganisation
  • bestimmte Fremdsprachen

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 E-Government,  Etat,  Global Sourcing